כחלק מהבטחת התנהלותן התקינה של האגודות השיתופיות מוטלות עליהן, בפקודת האגודות השיתופיות ובתקנותיה, חובות שונות וביניהן חובת ניהול מרשמים והעברת דיווחים לרשם האגודות השיתופיות.
להלן עיקרי חובות ניהול המרשמים והעברת הדיווחים:
ספרים ופנקסים שחובה על כל אגודה שיתופית לנהל
- רשימת השתתפות חברים בהון האגודה
- פנקס ערבויות שנתנה האגודה
- פנקס שעבודים לזכות האגודה
- פנקס שעבודים לחובת האגודה
- פנקס חברי האגודה
- ספר פרוטוקולים של האסיפות הכלליות
- ספר פרוטוקולים של ישיבות שעורכת כל רשות מרשויות האגודה
בתקנות מופיע פירוט אופן ניהול מסמכים / פנקסים אלו.
בנושא שעבודים ורישום פרוטוקולים – ראו גם חוזרינו 21/18 ו-23/18, בהתאמה.
דיווחים שחובה על כל אגודה שיתופית להעביר לרשם
דוחות כספיים – על כל אגודה להגיש, מידי שנה, לרשם האגודות השיתופיות את הדוחות הכספיים השנתיים המבוקרים שלה. המועד האחרון להגשת הדוחות הוא 31 באוגוסט מדי שנה. לרשם סמכות לתת ארכה להגשת הדוחות, לתקופה שלא תעלה על שלושה חודשים, דהיינו עד ליום 30 בנובמבר.
יש להגיש את הדוחות הכספיים בצירוף סקירת מנהלים (לפי הנספח לתוספת השישית לתקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות), תשל"ו-1976).
אגודות, שטרם החלו לפעול או שלא היתה להם פעילות כספית מאז הקמתן – נדרשות גם הן לדווח, ובמקרה כזה עליהן לכתוב, כי לאגודה לא הייתה פעילות כספית בשנת הדוח.
דיווח על בחירת ועד אגודה – יש להודיע בכתב (על גבי נוסח פרוטוקול אסיפה כללית) לרשם האגודות השיתופיות על החלטת האסיפה הכללית בדבר בחירת ועד הנהלה ועל כל שינוי בהרכבו, בתוך 15 ימים מיום קבלת ההחלטה או האירוע.
אכיפת חובות הדיווח
אי מסירת הודעה או דיווח, שהאגודה חייבת בו, מהווה עבירה, שעשויה לגרום להטלת קנס מינהלי. את הקנס המינהלי ניתן להטיל הן על האגודה והן על כל בעל תפקיד רלבנטי שעבר את העבירה הרלבנטית (כגון, חבר ועד שלא עמד בחובתו לדאוג להעברת הדיווחים במועד).
לפני הטלת הקנס נשלחת לאגודה ולבעלי התפקידים התראה על אי העמידה בחובת הדיווח וניתנת להם הזדמנות לתקן את ההפרה.
גובה הקנסות כפי שנקבע בתקנות הינו:
- עבירה מנהלית – 1,500 ש"ח.
- עבירה מנהלית חוזרת – 3,000 ש"ח.
- עבירה מנהלית נמשכת- 10% מהקנס בגין כל יום של הימשכות העבירה, כמפורט בתקנות.
נציין כי, כי במקרה של אגודות, המבוקרות על ידי ברית פיקוח – הדוחות הכספיים והדיווח על בחירת ועד האגודה מועברים למשרד רשם האגודות השיתופיות באמצעותנו.
בדבר שאלות נוספות ניתן לפנות לרו"ח אסנת כהן, בטלפון: 03-6382800
osnat@britcpa.co.il