הנחיות להוראות ניהול פנקסים בנושא מסופונים

ברצוננו לעדכנכם, כי רשות המסים פרסמה הנחיה המבהירה את הוראות ניהול פנקסים בנושא מסופונים. ההנחיה‏ ‏מיועדת ‏לבתי ‏תוכנה, ‏אשר ‏בתוכנה ‏שלהם ‏משולבת ‏האפשרות ‏להפקת ‏מסמכי  תיעוד‏ פנים ‏על‏ גבי ‏מסופונים, ‏בין ‏אם ‏כתוכנה ‏‏עצמאית ‏ובין ‏אם ‏כחלק ‏מתוכנה ‏אינטגרלית[1].

כיום,‏ אין ‏בהוראות ‏ניהול ‏פנקסים ‏התייחסות‏ פרטנית ‏לתוכנות ‏מסופונים. אולם,‏ מאחר‏ שמדובר ‏בתוכנות ‏העומדות ‏בהגדרת ‏"מערכת ‏חשבונות",‏ על ‏תוכנות ‏המסופונים ‏לעמוד ‏בכל‏ הדרישות ‏החלות ‏על ‏"מערכת ‏חשבונות ‏ממוחשבת", בהתאם ‏להוראות ‏ניהול ‏פנקסים.

על תאגידים המשתמשים במסופונים לוודא, כי המערכת שברשותם רשומה במרשם התוכנות, ואם אינה רשומה, לוודא כי המערכת עונה על דרישות רשות המסים.

להלן עיקרי ההוראות:

על ‏התוכנה ‏לכלול ‏מודול, ‏המקיים ‏את ‏הדרישות‏ לרישום ‏תוכנה ‏למסופונים‏, ‏המאפשר ‏שמירה ‏של ‏הנתונים ‏המועברים ‏מהמסופון ‏לבסיס ‏נתונים‏ חיצוני.‏

הנתונים ‏יכולים‏ להישמר‏ בכל ‏מדיה ‏זמינה, ‏כגון, ‏מחשב‏ נייח,‏ מחשב‏ נייד, שרת‏ וענן.

על המודול לאפשר – בהתאם להוראות ‏ניהול ‏פנקסים[2]:

• גיבוי‏ נתונים ‏בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס. על הגיבוי להישמר במקום עליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה, השונה מהמקום שבו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת שלו.
• הדפסה‏ של ‏העתק ‏ממסמך ‏שהופק ‏במסופון – מקובץ קבוע בלבד, בציון המלה "מקור" על גבי עותק אחד בלבד והמלה "העתק" על גבי העותקים האחרים.
• הפקה ‏של ‏קובץ ‏במבנה ‏אחיד, ‏הכולל ‏את ‏כל ‏הפלטים ‏הנדרשים, ‏בהתאם‏ להוראות‏ הפקת‏ קובץ ‏במבנה‏ אחיד.
• בדיקת ‏רציפות‏ של ‏המסמכים ‏הקיימים,‏ על ‏פי ‏סוגי ‏המסמכים ‏השונים.
• שמירת‏ הנתונים‏ בבסיס ‏הנתונים ‏החיצוני‏ תבוצע ‏תוך ‏כדי ‏הגנת‏ הנתונים ‏על ידי‏ סיסמה,‏ למניעת ‏שינויים.
• העברת ‏הנתונים ‏למודול‏ תתבצע ‏במקביל ‏להעברת ‏הנתונים ‏מתוך‏ המסופון‏‏ למערכות ‏אחרות.
• בית ‏התוכנה‏ ינחה ‏את ‏לקוחותיו ‏על ‏נוהל ‏גיבוי ‏נתונים‏ ועל‏ האחריות ‏החלה ‏עליהם‏ לבצע ‏גיבוי ‏של ‏הנתונים ‏בהתאם ‏להוראות ‏ניהול ‏פנקסים.
• תעודת ‏רישום ‏תוכנה ‏תיחשב ‏תקפה ‏רק‏ אצל ‏לקוחות ‏אשר ‏אצלם ‏יותקן ‏המודול, או‏ שתוכנת ‏המסופון ‏המשמשת‏ אותם‏ עונה‏ על‏ כל‏ הדרישות, בהתאם‏ לתנאים‏ המפורטים‏ לעיל.

בדבר שאלות נוספות ניתן לפנות לרו"ח יוסי שלם, בטלפון: 03-6382845

yosys@mbtcpa.co.il

[1]  ההנחיות‏ מיועדות ‏לכלל ‏בתי ‏התוכנה ‏‏הרלבנטיים‏ לתחום,‏ כולל ‏אלו ‏שטרם‏, פנו לרישום התוכנה שלהם.

[2]  הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973.