בהתאם לתקנות האגודות השיתופיות[1] מוטלת חובה על אגודה שיתופית להגיש, לרשם האגודות השיתופיות, אחת לשנה, דוחות כספיים מבוקרים ודוח סקירת מנהלים. כמו כן, יש להגיש לו העתקי פרוטוקולים, כפי שיפורט להלן.
- העתקי פרוטוקולים
- אסיפה כללית שנתית – אגודה חייבת להמציא לרשם תוך 15 יום, מיום קיום האסיפה, העתק מפרוטוקול האסיפה הכללית השנתית.
יצוין, כי לפי דרישת הרשם, אגודה מחויבת להמציא לו העתק מפרוטוקול של כל אסיפה כללית אחרת[2].
- בחירת ועד ההנהלה או הפסקת כהונתו – אגודה חייבת להודיע בכתב לרשם, תוך 15 יום, מיום קיום האסיפה הכללית בעניין זה, על בחירת ועד ועל כל שינוי בהרכבו[3].
יובהר, כי במקרה של אגודות המבוקרות בברית פיקוח, ההודעות יועברו לרשם באמצעותה.
- בחירות בקלפי לרשויות האגודה – האגודה תשלח שני העתקים מפרוטוקול ועדת הקלפי ושני העתקים מפרוטוקול האסיפה הכללית, שבה הוחלט על עריכת הבחירות בקלפי, לברית הפיקוח בה היא חברה, תוך 15 יום מיום סיום הבחירות[4].
יצוין, כי העתקי פרוטוקולים אלו מועברים על ידינו לרשם רק בהתאם לבקשותיו.
- רשות אחרת מרשויות האגודה – הרשם רשאי לבקש, כי כל פרוטוקול של רשות אחרת מרשויות האגודה יועבר אליו.
- דוחות כספיים מבוקרים
- המועד האחרון להגשת דוחות כספיים מבוקרים הינו ה-31 באוגוסט בשנה העוקבת[5].
ארכה להגשת הדוחות הכספיים ניתנת על ידי הרשם, לבקשת רואה החשבון המבקר, במקרים מיוחדים, לתקופה שאינה עולה על שלושה חודשים. דהיינו, עד ליום ה-30 בנובמבר.
יצוין, כי הדוח הכספי מוגש בצירוף נספח, כמפורט בתוספת החמישית לתקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות), תשל"ו-1976.
- יובהר, כי אגודות שטרם החלו לפעול – פטורות מהגשת דוחות כספיים. עם זאת, על יו"ר הוועד להעביר, מידי שנה, הודעה חתומה לרשם האגודות השיתופיות, לפיה לא היתה פעילות באגודה למן יום הקמתה.
הדיווח על חוסר פעילות הינו באחריות יו"ר ועד ההנהלה של האגודה.
- טופס סקירת מנהלים ("התוספת השישית")[6]
בנוסף לדוחות הכספיים, על האגודה להגיש לרשם טופס סקירת מנהלים. הטופס כולל נתונים שונים על האגודה. מילוי הטופס הינו באחריות חברי ועד ההנהלה.
הטופס מתפצל לשניים:
- חלק הראשון – "נתונים כללים" – אותו צריכה למלא ולהגיש כל אגודה באשר היא.
- החלק השני – "סקירה כללית" – כולל נתונים מפורטים יותר; על כן הוא נדרש רק מאגודות שהיקף הפעילות בהן גדול (ה"רף" שנקבע בתקנות הינו – הכנסות מפעילות שנתית שוטפת העולות על 10 מיליון ש"ח).
סקירת המנהלים מוגשת לרשם ביחד עם הדוחות הכספיים המבוקרים.
את טופס סקירת המנהלים וכן טפסים נוספים – ניתן למצוא באתר האינטרנט החדש של רשם האגודות השיתופיות:
http://economy.gov.il/Trade/Cooperatives/Pages/default.aspx
יודגש, כי אי המצאת המסמכים למשרד הרשם במועד מהווה עבירה מנהלית, אשר בגינה מוטלות סנקציות כספיות הן על האגודה והן על חברי ועד ההנהלה[7].
בדבר שאלות נוספות ניתן לפנות לרו"ח אסנת כהן, בטלפון: 03-6382800
osnat@britcpa.co.il
[1] תקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות), תשל"ו-1976
[2] סעיף 14(ד) לתקנות האגודות השיתופיות (רשויות האגודה), תשל"ה-1975.
[3] סעיף 27 לתקנות האגודות השיתופיות (רשויות האגודה), תשל"ה-1975.
[4] סעיף 59 לתקנות האגודות השיתופיות (רשויות האגודה), תשל"ה-1975.
[5] סעיף 4 לתקנות האגודות השיתופיות (ניהול וביקורת חשבונות), תשל"ה-1975.
[6] בהתאם לתקנות האגודות השיתופיות (דוח כספי, פנקסים, ספרים והודעות), תשל"ו-1976 – תוספת שישית.
[7] בהתאם לסעיף 8(א) לחוק העבירות המנהליות, תשמ"ו-1985.