ניהול התקציב האישי בקיבוץ מהווה מערכת כספית רגישה ובעלת השפעה ישירה על החברים, ומחייב קיום מנגנוני בקרה פנימית סדורים, שקיפות ויישום עקבי של עקרונות הפרדת סמכויות.
מבדיקות וסקרי בקרה שערכנו בקיבוצים עולה, כי ברוב הקיבוצים קיימת שגרת עבודה מסודרת בניהול התקציב האישי – לרבות חישוב חודשי, אישור דרג ניהולי, רישום בהנהלת החשבונות והזרמות לחברים. עם זאת, זוהו מספר נקודות תורפה החוזרות על עצמן, אשר ראוי לתת עליהן את הדעת.
להלן עיקרי הדגשים שעלו בסקרי הבקרה שערכנו:
- נהלים כתובים – לעיתים קיימת פרקטיקה סדורה בפועל, אך ללא נוהל כתוב ומעודכן המסדיר סמכויות, לוחות זמנים, תהליכי אישור ודיווח. היעדר נוהל פורמלי עלול לפגוע ברציפות ובשקיפות, בעיקר בעת חילופי תפקידים.
- הפרדת סמכויות – ברוב המקרים קיימת הפרדה בין חישוב התקציב, אישורו וביצוע ההזרמה. עם זאת, מומלץ לעגן עקרון זה בנהלים כתובים ולהסדיר מראש מנגנוני גיבוי תפקודיים למקרי היעדרות או חילופי תפקידים, תוך שמירה על עקרונות הפרדת הסמכויות, תיעוד ואישור, וזאת על מנת להבטיח רציפות תפעולית ובקרה נאותה.
- בקרה ודוחות התאמה – לא תמיד מבוצעים דוחות התאמה תקופתיים בין התקציב המאושר לבין ההזרמות בפועל, וכן חסר לעיתים נוהל סדור לאיתור טעויות, כפילויות או חריגות מהותיות.
- תיעוד ודיווח לחברים – קיימת חשיבות רבה לשימור תיעוד מלא של שינויים תקציביים והחזרי הוצאות, ולדיווח שוטף, ברור ומובנה לחברים. חיזוק מנגנוני אישור יתרה תקופתיים על ידי החברים עצמם עשוי לתרום להגברת השקיפות והבקרה.
- מנגנוני התראה והרשאות – היעדר מערכות אוטומטיות לזיהוי ולהתראה על חריגות, וכן היעדר הסדרה ברורה של הרשאות גישה, מגדילים את הסיכון לטעויות ולחשיפות מיותרות.
- רישום חשבונאי – מומלץ לנהל את התקציב האישי במסגרת ספרי הנהלת החשבונות הראשיים של הקיבוץ, תוך רישום בהנהלת חשבונות כפולה, ולא בספרי עזר או ברישום חד צדדי. רישום במערכת החשבונאית המרכזית מאפשר בקרה מלאה, התאמות שוטפות, שקיפות ודוחות מהימנים, ומקטין את הסיכון לטעויות, לפערים ולליקויי בקרה.
לאור האמור, מומלץ לבחון ניתוח של התהליך ויישום תרשים זרימה הכולל בקרות מובנות לרבות הפרדת תפקידים לאורך כל שלבי התהליך – החל מקביעת הקריטריונים בתקנון, דרך חישוב ואישור התקציב, רישום התנועות, ועד הזרמת הכספים והגבייה מהחברים.
לסיכום, ניהול תקציב אישי תקין אינו מסתכם בחישוב ובהזרמה בלבד, אלא מחייב ראייה מערכתית של נהלים, בקרה, תיעוד והפרדת סמכויות. במסגרת זו, מומלץ לנהל את התקציב האישי בספרי הנהלת החשבונות הראשיים של הקיבוץ ובהנהלת חשבונות כפולה, ולא באמצעות ספרי עזר או רישום חד צדדי, וזאת לצורך חיזוק הבקרה, ביצוע התאמות שוטפות, הפקת דוחות מהימנים והקטנת החשיפה לטעויות ולפערים. בחינה תקופתית של המערך, לצד עדכון נהלים והטמעת כלי בקרה מתאימים, תורמת לצמצום סיכונים, לחיזוק אמון החברים ולניהול כספי אחראי ושקוף.
נשמח לעמוד לרשותכם לבחינה מקצועית, סקר בקרה פנימית או ליווי בהסדרת מערך התקציב האישי בקיבוץ.